Nederlanders zijn inefficiënt in het plannen van afspraken. En reageren strategisch laat.

Eva Peris CC BY SA WetenschapshuisNederlanders zijn individualistisch, Chinezen zijn collectivistisch
De universiteiten van Harvard en Zürich bekeken 1,5 miljoen uitnodigingen van 211 landen in Doodle, een online afsprakenplanner. Ze verdeelden de landen tussen individualisme en collectivisme. Individualistische culturen, zoals Nederland, Duitsland en de VS, willen efficiënt omgaan met tijd en vinden individuele prestaties belangrijk.  Daartegenover staan de meer collectivistische landen, zoals Taiwan, China en veel Afrikaanse landen; bij hen staat het groepsbelang voorop, zij zoeken naar harmonie en overeenstemming.

Met een ‘open’ invite 2x zoveel kans op respons
Uit het onderzoek blijkt dat het inplannen van meetings veel meer is dan een kwestie van beschikbaarheid. Het is een sociaal-cultureel proces. Alvast een tip: ben je de organizer van een meeting? Verstuur je invite dan ‘open’, zodat de reacties voor iedereen zichtbaar zijn. De kans dat het lukt om een afspraak in te plannen is dubbel zo groot als wanneer je de respons niet toont. Mensen laten zich namelijk beïnvloeden door de keuzes van anderen.

De organizer denkt strategisch na over opties
Het begint al bij vragen die je je als organizer stelt: Welk tijdstip komt mijzelf het beste uit? Wil ik dat genodigden de antwoorden van de anderen kunnen zien? Zal ik een tijdstip toevoegen dat eigenlijk niet zo goed uitkomt? En deelnemers die de uitnodiging voor de afspraak krijgen denken: Welke data hebben anderen geaccepteerd? Wat zullen ze denken als ze zien dat ik deze keuzes maak? Antwoord ik nu of wacht ik nog even?

Collectivistische culturen doen harder hun best
Landen waar het groepsbelang voorop staat (collectivisme) plannen sneller afspraken. Je kunt korter tevoren een invite sturen, ze reageren eerder op uitnodigingen en ze hebben aan weinig opties genoeg. Ze geven zelf ook minder opties met data om een afspraak te plannen, maar bereiken juist sneller overeenstemming. Collectivisten zoeken meer naar mogelijkheden om een afspraak door te laten gaan.

Nederlanders doen alsof ze het druk hebben
Individualistische culturen hebben voor alles meer tijd nodig. En dat terwijl ze juist zo efficiënt willen zijn. Ze beginnen heel ver van tevoren met invites sturen. Nederlanders plannen zo’n 25 dagen vooruit, Duitsers zelfs 28. In Brazilië, Turkije en Hongkong is dit ongeveer 12 dagen. Ze geven dan heel veel opties, dus mogelijke data/tijdstippen voor de meeting. Daarna begint het wachten, want het duurt lang voordat iedereen heeft gereageerd. Opvallend genoeg accepteren Nederlanders ook doodleuk data waarvan al duidelijk is dat die het toch niet worden. Een mogelijke reden is dat ze flexibel willen lijken. Doen alsof ze heel erg meewerken om de afspraak ingepland te krijgen.

Wat er mis kan gaan bij internationaal zakendoen
Wat gaat er dan mis als mensen met verschillende achtergronden zakendoen? Stel een collectivist stuurt een week tevoren een invite. Individualisten willen druk overkomen. En vooral niet laten merken dat je agenda leeg is.  Dus zomaar accepteren op een uitnodiging terwijl het kort dag is, dat is lastig. De collectivist kan zo’n late reactie dan weer asociaal gedrag vinden.

En een collectivist die een meeting organiseert, geeft maar enkele mogelijke data door. Dat vindt de individualist maar magertjes; die krijgt het gevoel dat de organizer de afspraak niet zo belangrijk vindt. Maar de collectivist gaat ervan uit dat de anderen moeite zullen doen om tot overeenstemming te komen.

Andersom is ook vragen om problemen. Een collectivist die lang van tevoren een invite van een Nederlander krijgt, denkt dat de vergadering wel enorm belangrijk moet zijn. Terwijl dat dan helemaal niet het geval is.

Al met al van beide kanten genoeg kansen om elkaar totaal verkeerd te begrijpen. Online lijkt alles zo dichtbij. Dan is niet altijd zichtbaar hoe ver culturen stiekem verwijderd zijn. Zo eenvoudig is het dus niet om gewoon even een ‘meeting te plannen’.

Voor de volledigheid de discussiepunten
Voor de meeste analyses zijn de gegevens van 800.000 online uitnodigingen gebruikt, een selectie van de in totaal 1,5 miljoen  uitnodigingen. Verder is het niet bekend of het om zakelijke of privéafspraken ging en of er hiërarchie is tussen deelnemers.  Voer voor verder onderzoek dus.

Bron: Reinecke, K., Nguyen, M. K., Bernstein, A., Näf, M., Gajos, K. Z. (2013). Doodle Around the World: Online Scheduling Behavior Reflects Cultural Differences in Time Perception and Group Decision-Making. Proceedings of the 2013 conference on Computer supported cooperative work, 45-54. Op 17 november 2014 ontleend aan http://www.eecs.harvard.edu/~kgajos/papers/2013/reinecke13doodle.pdf

Foto: Eva Peris (Flickr)

Submit a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>